Kada bi se jednom rečenicom predstavilo šta znači tajm menadžment (upravljanje vremenom), i čemu on služi, rečenica bi glasila: "Tajm menadžment je skup metoda i tehnika za upravljanje vremenom". Sve postojeće metode upravljanja vremenom oslanjaju se na tri osnovne komponente:
- Prioritizacija - pre izvršenja nekog zadatka, potrebno je da definišemo koliko je hitan, težak i bitan
- Planiranje - da bismo zadatak završili, treba da razumemo koliko je vremena potrebno za njega, i kada treba početi
- Strukturiranje - definisanje parametara koje ćemo pratiti (ocenjivati) i rezultata koje očekujemo
Većina tehnika tajm menadžmenta je kombinacija prioritizacije i strukturiranja, a mali broj metoda zahteva primenu sve tri komponente. Donosimovam 8 najboljih metoda tajm menadžmenta - od najjednostavnijih do tehnika koje se mogu primeniti na najsloženijim sistemima.
Najbolje metode tajm menadžmenta
Metod #1 - uveče za ujutru
Priprema uveče za ujutru možda će se najviše dopasti onima koji se ujutru teško bude, smatra psiholog Nik Vingal. Zapišite sve obaveze i radne zadatke za sutra krajem današnjeg dana. Tako ćete se ne samo psihički pripremiti za ono što vas čeka sutra, već i imati više vremena ujutru da se natenane spremite bez žurbe. Uveče možete spremiti sve: plan aktivnosti za sutra, ono što ćete obući za posao, i doručak i ručak za poneti. Šta god vam je potrebno da biste ujutru uštedeli na vremenu.
Metod #2 - pojedi "žabu"
Najteži i najneprijatniji zadaci rešavaju se uvek izjutra, predlaže Brajan Trejsi, biznis trener i autor bestselera "Pojedi tu žabu". Ova metoda ima dva benefita - jedan je što ćemo se lakše uhvatiti u koštac na teškim zadatkom kada je mozak još uvek odmoran, a drugi što će nam posle takve "žabe" sve drugo izgledati jednostavnije.
Metod #3 - makar 10 minuta
Ovaj metod je sjajan za borbu sa prokrastinacijom, odnosno sindromom "sve što mogu danas ostavljam za sutra". Svima nam se s vremena na vreme desi da upadnemo u ovakvu fazu, a metod "makar 10minuta" odličan je lek za to. Sve što je potrebno jeste da odredimo makar 5 ili 10 minuta za zadatak koji nam se ne radi. Na taj način dajemo sebi pravo da se ipak predomislimo ako zaista ne želimo nešto da radimo što nam podsvesno daje osećaj kontrole nad situacijom. Onaj dojam da nas neko tera na nešto nestaje sam od sebe, pa i samo rešavanje zadatka na neki način nam "lakše padne".
Metod #4 - metode fiksiranog vremena
Ovde spadaju metode rada po tajmeru, zahvaljujući kojima možemo naučiti koliko vredi naše vreme, kako da budemo produktivniji i upravljamo očekivanjima, kao i kako da jačamo snagu volje i izbegnemo izgaranje. Pomodoro tehnika, o kojoj smo prethodno pisali spada upravo u ove metode, ali nije jedina. Druga najpopularnija tehnika ovog tipa naziva se "Desktajm" prema kojoj je tokom 2021. godine najbolji odnos "rad:pauza" iznosio 112:26 - dakle nepuna dva sata rada, pa skoro pola sata pauze. Postoji i treća, "Ultradian" tehnika - 90 minuta neprekidnog rada, pa 20 minuta odmora.
Metod #5 - planiranje po hronotipu - odredite koja ste vrsta "spavača"
Postoje četiri osnovna hronotipa, smatra Majkl Breus, kandidat medicinskih nauka i klinički psiholog, i za svaki hronotip postoji idealno vreme za buđenje, pik produktivnosti kao i odlazak na spavanje. Ovaj metod odgovaraće onima koji imaju mogućnost fleksibilnog radnog vremena i koji žele da isplaniraju vreme u skladu sa metabolizmom.
- Medvedi – bude se između 7 i 11 ujutru, a najproduktivniji su u periodu od 11 do 18 časova. Najidealnije vreme za odlazak na spavanje je negde oko 23 časa.
- Lavovi - lavovi se bude najranije, između 5.30 i 10 časova, dok je pik njihove produktivnosti od 10 do 17 časova. Lavovi su najsrećniji kada već u 22.30 legnu u krevet, spremni da sutra "sa prvim petlovima" započnu novi dan.
- Vukovi - oni teško ustaju iz kreveta, nekada čak i u podne. Najproduktivniji su od podneva do 20 časova, a ležu kasno, iza ponoći.
- Delfini - delfini su karakteristični po neuravnoteženom snu, te iako se mogu probuditi rano, već oko 6, jako lako "produže dremku" još par sati. Da bi uveče zaspali, potrebno im je najmanje 2 sata bez telefona i tableta, a produktivni su u periodu od 10 do 18 časova.
Metod #6 - postavljanje jasnih rokova
Jasni ciljevi i jasni rokovi stimulisaće nas da radimo brže i efikasnije, i jednako su dobri za borbu sa prokrastinacijom. Istraživači Masačusetskog univerziteta sproveli su zanimljivo istraživanje i došli do toga da čak i rokovi koje sami sebi postavimo mogu da nas pomere sa "mrtve tačke", iako su često dosta fleksibilniji od onih koje nam postave rukovodioci ili neko treći.
Metod #7 - "autofokus"
Metod "autofokusa" najbolje se pokazao onima koji rade bez jasno definisanih rokova. Autor ovog metoda, Mark Forster, objašnjava: "Prvi korak jeste da se svi zadaci i obaveze ispišu. Zatim, ceo spisak uzmete i polako krenete čitati, sve dok vam se pažnja ne zaustavi na jednom zadatku. Obim i težina zadatka nisu važni, važna je želja da ga završite. Ako uspete završiti danas - super, precrtajte ga. Ako ne - stavite ga na kraj spiska, a sa preostalim ponovite postupak".