Doba digitalizacije i komunikacije putem elektronske pošte i drugih savremenih medijuma, po svoj logici bi trebalo da olakšaju i ubrzaju poslovne procese, ali su, ako je verovati anketama, ona u velikoj meri smanjila produktivnost zaposlenih i njihovu posvećenost poslovnim aktivnostima. Prosečan zaposleni u toku jedne radne provede preko 10 časova pišući mejlove i odgovarajući na njih, što je nešto više od četvrtine ukupnog broja radnih sati.
Zaposleni pošalju preko 100 mejlova nedeljno
Na osnovu ankete koja je sprovedena na oko 8.000 zaposlenih u kompanijama širom Sjedinjenih Američkih Država i Velike Britanije, prosečan zaposleni na nedeljnom nivou pošalje oko oko 112 mejlova, a na svaki od njih utroši najmanje 5,5 minuta. Prostim množenjem dolazimo do podatka da ukupno samo na sastavljanje mejlova nedeljno se potroši preko 616 minuta, odnosno preko 10 sati.
Da li se ti mejlovi ikada pročitaju u potpunosti, ili završe u "spam sandučetu" ne možemo sa sigurnošću znati, ali su anketirani ispitanici rekli da je njihovo iskustvo po ovom pitanju veoma loše - tek nešto više od trećine mejlova (36 posto) bude pročitano u potpunosti.
Na preko pola mejlova se nikada ne odgovori
Anketiranje je pokazalo da i pored utrošenog vremena i truda, na više od polovine mejlova, a tačnije 62 posto njih, zaposleni nikada ne dobiju odgovor, dok se u 49 procenata slučajeva u odgovoru koji stigne, postavi isto pitanje kao i u inicijalnom mejlu. Ovakva statistika ukazuje i na to da se i onih 36 posto mejlova koji se pročitaju, pročitaju tek površno i bez ikakvog razumevanja. Takođe, u 51 posto slučajeva onaj koji odgovara pogreši ime pošiljaoca.
"Zovem se Aleksandra, a prezivam Ivanković. Bezbroj puta mi se dešavalo da u odgovoru na mejl piše "Poštovana Ivana", "Draga Ivanka" ili nešto slično."
Dugi mejlovi se češće samo otvore, ne i pročitaju
Većina zaposlenih koji su učestvovali u anketiranju su priznali da osećaju grižu savesti što na veliki broj dobijenih nikada ne odgovore, a kao jedan od najčešćih razloga za to navode da su mejlovi koje dobiju predugački - 8 ili više rečenica - te da ne žele da troše vreme na čitanje. Ovakve mejlove zaposleni analiziraju samo na osnovu naslova ili prve rečenice, a sve što im se učini nezanimljivim, završi u "kanti" ili se samo otvori kako ne bi prikazivalo nofitikaciju.
Ipak, kako priznaju ispitanici, u skoro 50 posto slučajeva, oni su zbog ovakvog postupanja imali neprijatnost na poslu - ili su propustili neki važan rok, ili sastanak na kome je njihovo prisustvo bilo važno, ili nešto treće.
Mejlovi su prevaziđeni i zastareli
Skoro 50 procenata anketiranih zaposlenih izjavili su i da je pisanje mejlova zastarela forma komunikacije, ma koliko oni bili sinonim za formalnu, posluvnu komunikaciju. Naravno, ovde postoje nijanse, a one su usko povezane sa generacijom kojoj su ispitanici pripadali: da su mejlovi nepotrebni izjasnilo se 41 posto pripadnika generacije Zed i 38 posto milenijalaca, dok su starije generacije, Iks i "bejbi bumeri", u samo 30, odnosno 22 posto, delili mišljenje mlađe populacije.
"To je zastareo, neefikasan vid komunikacije koji de ide u korak sa vremenom i načinom poslovanja. Kompanije koje se adaptiraju brže i komunikaciju prilagođavaju trendovima i situaciji na tržištu svojim zaposlenim daju više prostora da budu produktivni", objašnjavaju stručnjaci.