Ove greške u komunikaciji mejlom vas mogu koštati karijere

U kojoj god branši da radite sigurno makar jedan deo poslovne komunikacije obavljate putem mejla - šaljete upite, izveštaje ili delegirate zadatke. Ovu konstataciju potkrepljuju i istraživanja, koja pokazuju da prosečan zaposleni na nedeljnom nivou pošalje oko 112 mejlova i na to utroši neverovatnih 10 sati.

Koliko sati nedeljno provedemo pišući mejlove i da li se oni uopšte čitaju

Međutim, malo ko uopšte obraća pažnju na nepisana pravila, odnosno bonton kada je ovaj vid poslovne komunikacije u pitanju. Koje su to najčešće i najveće greške koje sebi ne bi trebalo da dopuštate ukoliko želite da ostavite utisak profesionalne osobe?

Vodite računa o tome kako počinjete završavate mejl

Ankete zaposlenih pokazale su da je mejl bez pozdrava na početku i na kraju ubedljivo najgora vrsta mejla. Ovakvu poslevnu komunikaciju većina ljudi doživljava kao (pasivno) agresivnu, a kolege koji ne izdvoje trenutak da napišu "Poštovani" ili "Pozdrav" - kao vrlo neprofesionalne. Eksperti za poslovnu komunikaciju navode da je najbolji način pozdravljanja upravo onaj najjednostavniji, poput "Jelena, dobar dan" ili "Jelena, pozdrav".

Da li i-mejl šaljete na prave adrese

Mejlovi koji se šalju na nekoliko desetina (a nekada i stotine) adresa se u poslovnom svetu veoma negativno doživljavaju. Prvo - oni zatrpavaju sanduče, a drugo - zbog njih se može desiti da se propusti nešto važno. Kada šaljete neki mejl, uvek postavite sebi pitanje: "A da li Marku ove informacije trebaju, da li mu znače?", a ukoliko je odgovor odričan - jednostavno mu nemojte slati ništa. Ovo se naročito odnosi na vaše bazične radne zadatke i mejlove koji se ponavljaju iz dana u dan uz blago izmenjen sadržaj.

Obratite pažnju na temu mejla jer ona može zbuniti primaoce

Kada je reč o temi mejla, ona mora biti kratka i jasna - tako da svako od primalaca zna na koji se projekat ili radni zadatak odnosi sadržaj, kao i šta se u mejlu dostavlja (da li je u pitanju izveštaj, da li je potrebno hitno reagovanje ili je samo "presek" stanja na današnji dan). Mejl naslovljen sa "Fajl 01042024" primaocu ne znači ništa, dok "Projekat "Lansiranje sajta" - Izveštaj na dan 01.04.2024." jasno ukazuje šta je sadržina i na šta se ona odnosi.

Koliko teksta je previše teksta

Komunikacija mejlom bi trebalo da bude efikasna - manje priče, što konciznije rečenice. Ponajviše zbog uštede vremena i zadržavanja suštine. Prilikom sastavljanja mejlova trudite se da bez mnogo detaljisanja fokusirajte se na sledeće: "Šta je tema mejla", "Ko je zadužen za realizaciju", "Koji su naredni koraci" i uvek vodite računa da se ne ponavljate. Zlatno pravilo: "Manje je više" važi i u poslovnoj komunikaciji, a ne samo u svetu mode.

Zadatak je jasan, ali šta je sa rokovima

Mejlovi su idealan način za delegiranje radnih zadataka, budući da se komunikacijom na ovaj način uvek ostavlja pisani trag. Samim tim, verovatnoća da nešto nije dobro shvaćeno svedena je na minimum. Međutim, izostanak jasnih rokova kvari utisak. Zato eksperti za poslovnu komunikaciju uvek naglašavaju važnost deljenja preciznih i nedvosmislenih informacija koje će primaocu jasno staviti do znanja ne samo šta se od njega očekuje, već i (do) kada.